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A gestão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) necessita ser logo entendida como um avanço da gestão empresarial e – ao invés de encará-la como ônus – as empresa já deveriam estar utilizando os seus recursos para a melhoria final dos seus negócios.
Mas, infelizmente, não é o que vem ocorrendo em grande parte das empresas. Ao encarar a obrigação da NF-e como uma exigência burocrática incontornável, porém passível de ser flexibilizada, é certo que a dor de cabeça virá mais cedo ou mais tarde para as empresas e seus gestores.
Dor de cabeça esta que irá acometer a muitos gerentes financeiros e tributários daquelas organizações que não se atentaram para os riscos que correm por não estarem, de forma exata e cabal, cumprindo o que a lei exige.
Os arquivos XML, que são os únicos documentos de efetivo valor fiscal em relação à saída do dinheiro dos caixas das empresas, estão sendo enormemente negligenciados por gestores inocentes ou que se acreditam “espertos”.
Mas, por mais que as consequências demorem a aparecer, lembremo-nos de que a NF-e é um sistema eletrônico matemático. E a matemática, como sabemos, é a ciência exata por excelência. Portanto, o não cumprimento de suas fórmulas irá – com total certeza – repercutir em problemas.
As perguntas que não se calam são: quem vai pagar as pesadas multas pelas irregularidades com a NF-e quando os alarmes da autoridade fiscal forem fatalmente acionados? Pagará o pessoal de TI? Ou pagarão o contador e o gerente financeiro?
É bem verdade que todos os agentes aqui mencionados estarão sujeitos à perda de emprego ou de contrato de serviços. Mas quem pagará, em última instância, é o dono do negócio. E este é, até o momento, um daqueles elos da cadeia que menos vêm se interessando pela rigidez e efetividade dos controles da NF-e.
Será que os executivos e proprietários de empresas, bem como os investidores e stakeholders em geral, estão cientes do grande gap fiscal que suas organizações estão acumulando pela frouxidão com que encaram a Nota Fiscal Eletrônica?
De fato, é assustador o posicionamento negligente de parte dos contadores e gestores, principalmente no mercado de varejo, que emite bilhões de notas fiscais ao ano, em relação à governança dos arquivos XML.
Alguns posicionamentos muito comuns no mercado são como aquele: “pois é, diversos fornecedores não estão nos enviando os tais XMLs” ou “sim, temos armazenados alguns XMLs, mas não todos”. Pois é absolutamente claro que tais atitudes de avestruz só podem levar ao desastre.
Com isso, é fundamental que os responsáveis diretos pelos negócios das empresas comecem a ver a questão da NF-e em sua real relevância e busquem não só cumprir suas regras à risca, mas também explorar seus potenciais em prol da organização e da transparência operacional, que podem gerar fatores positivos para a lucratividade.
Do lado da indústria de TI já existem alternativas altamente maduras e testadas para a auditoria online dos processos em NF-e.
Através dessa permanente auditoria obtém-se uma drástica mitigação dos riscos, e um nível de eficiência que transforma a nota eletrônica em uma verdadeira vantagem competitiva.
Dessa forma o gestor passa a contar com indicadores suportados por um painel de gerenciamento unificado e imbatível, utilizando o “melhor do pão” em relação à tecnologia. É a informação relevante na palma da mão do gestor que ajudará nas tomadas de decisões estratégicas. E a Nota Fiscal Eletrônica, tão estigmatizada como um ônus, pode ser o ponto de partida para este diferencial competitivo.

Fonte: Márcio Guerra, diretor da MD2 Consultoria